The English translation is located at the bottom of the page.

---

Uchwała nr 4/26 Senatu Uniwersytetu Gdańskiego z dnia30 stycznia 2026 roku w sprawie zasad rekrutacji do szkół doktorskich Uniwersytetu Gdańskiego w roku akademickim 2026/2027

Na podstawie art. 200 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571) ‒ uchwala się, co następuje:

 

Rozdział 1. Przepisy ogólne

 

§ 1. Przedmiot uchwały

Uchwała określa zasady rekrutacji w roku akademickim 2026/2027 do:

    1) Międzyuczelnianej Szkoły Doktorskiej Biotechnologii UG i GUMed;

    2) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Biologii;

    3) Szkoły Doktorskiej  przy Wydziale Chemii;

    4) Szkoły Doktorskiej  przy Wydziale Ekonomicznym;

    5) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Filologicznym;

    6) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Historycznym;

    7) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Matematyki, Fizyki i Informatyki;

    8) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Nauk Społecznych;

    9) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Oceanografii i Geografii;

    10) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Prawa i Administracji;

    11) Szkoły Doktorskiej przy Wydziale Zarządzania

– każdej zwanej dalej odrębnie „szkołą doktorską”.

 

§ 2. Słowniczek

Ilekroć w uchwale jest mowa o:

    1) jednostce administracyjnej szkoły doktorskiej, należy przez to rozumieć jednostkę administracyjną danego wydziału, do której zadań należy obsługa szkoły doktorskiej;

    2) kandydacie, należy przez to rozumieć kandydata do szkoły doktorskiej;

    3) kierowniku, należy przez to rozumieć kierownika szkoły doktorskiej albo – w przypadku szkoły doktorskiej, o której mowa w § 1 pkt 1 – dyrektora szkoły doktorskiej;

    4) komisji, należy przez to rozumieć komisję rekrutacyjną;

    5) limicie przyjęć, należy przez to rozumieć limit przyjęć do szkoły doktorskiej w określonej dyscyplinie naukowej;

    6) rekrutacji, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich;

    7) rekrutacji dodatkowej, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich, o której mowa w § 22;

    8) rekrutacji podstawowej, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich prowadzoną w terminach określonych w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 5 ust. 3;

    9) rekrutacji uzupełniającej, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich, o której mowa w § 21;

    10) rekrutacji w ramach projektu, należy przez to rozumieć rekrutację do szkół doktorskich, o której mowa w § 23;

    11) Rektorze, należy przez to rozumieć Rektora Uniwersytetu Gdańskiego;

    12) systemie IRK, należy przez to rozumieć system Internetowej Rekrutacji Kandydatów do szkół doktorskich;

    13) Uniwersytecie, należy przez to rozumieć Uniwersytet Gdański;

    14) Ustawie, należy przez to rozumieć ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1571 ze zm.).

 

§ 3. Wymogi do podjęcia kształcenia w szkole doktorskiej

1. Do szkoły doktorskiej może być przyjęta:

    1) osoba, która posiada tytuł zawodowy magistra, magistra inżyniera albo równorzędny;

    2) osoba, o której mowa w art. 186 ust. 2 Ustawy.

2. Jednocześnie można być doktorantem tylko w jednej szkole doktorskiej.

3. Osoba przyjęta do szkoły doktorskiej rozpoczyna kształcenie i nabywa prawa doktoranta z chwilą złożenia ślubowania.

4. Cudzoziemcy mogą podejmować kształcenie w szkole doktorskiej na zasadach określonych w art. 323 Ustawy

 

 

Rozdział 2. Rekrutacja podstawowa

 

§ 4. Szczegółowe zasady, etapy i warunki rekrutacji

1. Rekrutacja odbywa się w drodze konkursu i jest prowadzona przez komisje rekrutacyjne za pośrednictwem systemu IRK.

2. Szczegółowe zasady rekrutacji, zwane dalej „Szczegółowymi zasadami”, określa załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

3. Szczegółowe etapy i warunki rekrutacji określa załącznik nr 2 do niniejszej uchwały.

 

§ 5. Terminy rekrutacji

1. zastrzeżeniem ust. 2 i § 20, rekrutacja, z uwzględnieniem rekrutacji uzupełniającej, dodatkowej oraz w ramach projektu, może być prowadzona:

    1) od 15 czerwca do 15 października 2026 roku ‒ na semestr zimowy;

    2)  od 7 stycznia do 27 lutego 2027 roku ‒ na semestr letni.

2. Rekrutacja w ramach projektu może być prowadzona w terminach innych niż określone w ust. 1, w szczególności gdy jest to uzasadnione założeniami zewnętrznego projektu lub programu, którego uczestnikiem jest kandydat.

3. Szczegółowe terminy rekrutacji określa Rektor zarządzeniem do 31 marca 2026 roku.

 

§ 6. Limity przyjęć

1. Z zastrzeżeniem § 20 ust. 2, kandydaci są przyjmowani w ramach limitów przyjęć.

2. Limity przyjęć określa Rektor zarządzeniem do 31 marca 2026 roku. 

3. Na wniosek kierownika złożony w trakcie rekrutacji Rektor może zmienić limit przyjęć.

 

§ 7. Dokumenty wymagane w rekrutacji

1. Z zastrzeżeniem § 20 ust. 2, w terminie określonym w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 5 ust. 3, kandydat jest zobowiązany do:

    1) wgrania do systemu IRK skanów wszystkich wymaganych dokumentów określonych w załączniku nr 3 do niniejszej uchwały;

    2) złożenia w jednostce administracyjnej szkoły doktorskiej dokumentów wymaganych w rekrutacji, określonych w załączniku nr 3 do niniejszej uchwały.

2. W przypadku ubiegania się o przyjęcie do szkoły doktorskiej w więcej niż jednej dyscyplinie naukowej kandydat dokonuje czynności wymienionych w ust. 1 dla każdego z postępowań.

3. Wzory dokumentów wymaganych w rekrutacji są udostępnione w systemie IRK w panelu kandydata.

4. W przypadku gdy kandydat nie dopełni obowiązku wskazanego w ust. 1 pkt. 1 komisja w sposób wskazany w § 13 ust. 1 dyskwalifikuje go z dalszegopostępowania rekrutacyjnego.

5. Dokumenty potwierdzające wykształcenie uzyskane za granicą podlegają weryfikacji formalnej przez Biuro Rekrutacji, w szczególności w zakresie ich kompletności, zgodności z wymogami niniejszej uchwały, tj. posiadania wymaganych tłumaczeń przysięgłych i poświadczeń (legalizacja lub apostille). Weryfikacja odbywa się za pośrednictwem systemu IRK na etapie rejestracji.

 

§ 8. Opłata rekrutacyjna

1. Za przeprowadzenie rekrutacji Uniwersytet pobiera opłatę rekrutacyjną, zwaną dalej „opłatą”.

2. Wysokość opłaty określa Rektor w drodze zarządzenia.

3. Kandydat, który uczestniczy w więcej niż jednym postępowaniu rekrutacyjnym do szkoły doktorskiej, wnosi opłatę za przeprowadzenie każdego z tych postępowań.

4. Kandydat wnosi opłatę:

    1) na indywidualny numer rachunku bankowego wygenerowany w systemie IRK;

    2) nie później niż w ostatnim dniu rejestracji, określonym w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 5 ust. 3.

5. Kandydat, który nie wniesie opłaty na zasadach określonych w § 8, nie może wziąć udziału w rekrutacji.

 

§ 9. Komisja rekrutacyjna

1. Postępowanie w sprawie przyjęcia do szkoły doktorskiej prowadzi komisja powoływana przez Rektora odrębnie dla każdej szkoły doktorskiej.

2. Z uwzględnieniem ust. 3, w skład komisji wchodzą:

    1)  kierownik szkoły doktorskiej pełniący funkcję przewodniczącego komisji oraz co najmniej jeden członek komisji, będący nauczycielem akademickim zatrudnionym w Uniwersytecie;

    2) sekretarz komisji, nieuczestniczący w ocenie kandydatów, będący nauczycielem akademickim lub pracownikiem administracyjnym zatrudnionym w Uniwersytecie.

3. W przypadku rekrutacji do szkoły doktorskiej, o której mowa w § 1 pkt 1, przewodniczący komisji oraz członek komisji może być nauczycielem akademickim zatrudnionym w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym.

4. Na wniosek Rady Doktorantów Uniwersytetu Gdańskiego w skład komisji Rektor może powołać przedstawiciela samorządu doktorantów jako obserwatora, który nie uczestniczy w ocenie kandydatów.

 

§ 10. Wyłączenie od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym

1. Na wniosek kandydata albo członka komisji albo z własnej inicjatywy, w przypadku uprawdopodobnienia braku bezstronności członka komisji, przewodniczący komisji wyłącza członka komisji od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata.

2. Czynność wyłączenia, o której mowa w ust. 1, dokumentuje się w protokole postępowania rekrutacyjnego w sprawie danego kandydata.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do wyłączenia przewodniczącego komisji od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata.
W przypadku wyłączenia przewodniczącego komisji Rektor wyznacza spośród członków komisji osobę wykonującą zadania przewodniczącego komisji w tym postępowaniu.

 

§ 11. Zadania komisji

1. Komisja w szczególności:

    1)  weryfikuje skany wgrane przez kandydata do systemu IRK;

    2)  ocenia kandydata według kryteriów rekrutacyjnych, o których mowa w Szczegółowych zasadach i wypełnia formularz osiągnięć kandydata;

    3) przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną i sporządza z niej protokół;

    4) wprowadza uzyskane przez kandydata wyniki do systemu IRK;

    5) doręcza kandydatowi decyzję o nieprzyjęciu do szkoły doktorskiej, a w przypadku cudzoziemca – również decyzję o przyjęciu do szkoły doktorskiej;

    6) publikuje listy kandydatów i listy przyjętych;

    7) przyjmuje dokumenty składane przez kandydatów.

2.    Szczegółowy podział zadań komisji według pełnionej funkcji określają odrębne przepisy.

3.    Przewodniczący komisji jest zobowiązany do stosowania przepisów określających zasady rekrutacji w sposób uwzględniający szczególne potrzeby kandydatów będących osobami niepełnosprawnymi.

 

§ 12. Ekspert komisji

1. Kierownik wyznacza co najmniej jednego eksperta komisji odrębnie dla każdej dyscypliny naukowej, w której prowadzi się rekrutację.

2. Eksperta komisji wyznacza się spośród nauczycieli akademickich zatrudnionych w Uniwersytecie, posiadających co najmniej stopień naukowy doktora habilitowanego i reprezentujących dyscyplinę naukową, w której prowadzi się rekrutację. W przypadku rekrutacji do szkoły doktorskiej, o której mowa w § 1 pkt 1, ekspert komisji może być wyznaczony również spośród nauczycieli akademickich zatrudnionych w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym.

3. Ekspert komisji uczestniczy w rozmowie kwalifikacyjnej, o której mowa w Szczegółowych zasadach.

 

§ 13. Wyniki rekrutacji

1. Wyniki rekrutacji do szkoły doktorskiej oblicza się w skali punktowej i ogłasza się za pośrednictwem systemu IRK.

2. Wyniki rekrutacji do szkoły doktorskiej są jawne.

 

§ 14. Przyjęcie do szkoły doktorskiej

1. Przyjęcie do szkoły doktorskiej następuje w drodze wpisu na listę doktorantów, na podstawie wyników rekrutacji i z uwzględnieniem limitu przyjęć, określonego w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 6 ust. 2 lub ustalonego na podstawie § 6 ust. 3.

2. Wpisu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik.

3. Przyjęcie cudzoziemca do szkoły doktorskiej następuje w drodze decyzji administracyjnej wydawanej, z upoważnienia Rektora, przez kierownika, chyba że przyjęcie cudzoziemca następuje na innej szczególnej podstawie wskazanej w obowiązujących przepisach.

4. Kandydat legitymujący się dokumentami wydanymi poza granicami Polski, który po ogłoszeniu listy kandydatów nie dostarczył kompletu dokumentów w terminach wskazanych w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 5 ust. 3, otrzymuje warunkową decyzję o przyjęciu.

5. Decyzję o której mowa w ust. 4 doręcza się kandydatowi poprzez udostępnienie jej w systemie IRK w terminie maksymalnie 14 dni licząc od dnia opublikowania listy przyjętych.

6. W przypadku gdy kandydat, o którym mowa w ust. 4 nie dopełni warunku o dostarczeniu dokumentów, z którego zastrzeżeniem dopełnienia została wydana decyzja o przyjęciu, Rektor stwierdza wygaśnięcie decyzji.

 

§ 15. Nieprzyjęcie do szkoły doktorskiej

1. Kandydat, który w rekrutacji uzyskał wynik poniżej 50 punktów, nie może zostać przyjęty do szkoły doktorskiej.

2. Kandydat legitymujący się dokumentami wydanymi w Polsce, który po ogłoszeniu listy kandydatów nie dostarczył kompletu dokumentów w terminach wskazanych w zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 5 ust. 3, otrzymuje decyzję o nieprzyjęciu do szkoły doktorskiej.

3. Odmowa przyjęcia do szkoły doktorskiej następuje w drodze decyzji administracyjnej wydawanej, z upoważnienia Rektora, przez kierownika. Decyzję doręcza się kandydatowi poprzez udostępnienie jej w systemie IRK w terminie maksymalnie 14 dni licząc od dnia opublikowania listy przyjętych.

 

§ 16. Wydanie decyzji w przypadku wyłączenia przewodniczącego komisji

W przypadku gdy przewodniczący komisji, będący jednocześnie kierownikiem, zostanie wyłączony od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata, decyzję, o której mowa w § 14 ust. 3 i 4 i § 15 ust. 2, wydaje Rektor.

 

§ 17. Dokumentowanie przebiegu rekrutacji

1. Komisja dokumentuje przebieg rekrutacji:

    1) wypełniając formularz osiągnięć kandydata;

    2) sporządzając protokół z rozmowy kwalifikacyjnej;

    3) generując z systemu IRK protokół z przebiegu postępowania rekrutacyjnego w sprawie każdego kandydata, zawierający co najmniej wynik uzyskany przez tego kandydata, w tym szczegółowy wykaz uzyskanych punktów;

    4) generując z systemu IRK protokół z obrad komisji;

    5) generując z systemu IRK alfabetyczną i rankingową listę kandydatów, listę osób przyjętych i listę osób nieprzyjętych.

2. Z zastrzeżeniem ust. 3, dokumenty, o których mowa w ust. 1:

    1) podpisuje przewodniczący komisji;

    2) sekretarz komisji składa w Biurze Rekrutacji, w terminie 7 dni od daty ogłoszenia wyników rekrutacji.

3. W przypadku gdy przewodniczący komisji, będący jednocześnie kierownikiem, zostanie wyłączony od udziału w postępowaniu rekrutacyjnym w sprawie danego kandydata, protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, podpisuje członek komisji wyznaczony przez Rektora zgodnie z § 10 ust. 3.

 

§ 18. Prawo kandydata do wglądu w akta postępowania rekrutacyjnego

Na wniosek złożony do komisji rekrutacyjnej danej szkoły doktorskiej, kandydat ma prawo wglądu w akta postępowania rekrutacyjnego w swojej sprawie, w obecności osoby wchodzącej w skład komisji, o której mowa w § 9 ust. 2 pkt 1 i 2. Szczegółowe terminy oznaczone w dniach i godzinach, w których kandydat może uzyskać wgląd w akta postępowania rekrutacyjnego w swojej sprawie oraz miejsce uzyskania wglądu w akta określa przewodniczący komisji i podaje do wiadomości w sposób wskazany w § 13 ust. 1 niezwłocznie po ogłoszeniu wyników rekrutacji.

 

§ 19. Ponowne rozpatrzenie sprawy przyjęcia do szkoły doktorskiej

1. Od decyzji o odmowie przyjęcia do szkoły doktorskiej oraz ‒ w przypadku cudzoziemca ‒ również od decyzji o przyjęciu do szkoły doktorskiej przysługuje kandydatowi wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy składany do Rektora, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

2. Decyzję Rektora, wydaną w wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy przyjęcia do szkoły doktorskiej, doręcza się kandydatowi na zasadach, o których mowa w rozdziale 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691. ze zm.).

 

 

Rozdział 3. Rekrutacja uzupełniająca, rekrutacja dodatkowa i rekrutacja w ramach projektu

 

§ 20. Zasady przeprowadzania rekrutacji innej niż podstawowa

1. Po zakończeniu rekrutacji podstawowej i na wniosek kierownika Rektor może wyrazić zgodę na przeprowadzenie rekrutacji dodatkowej, rekrutacji uzupełniającej lub rekrutacji w ramach projektu.

2. Rekrutacja dodatkowa, rekrutacja uzupełniająca i rekrutacja w ramach projektu jest przeprowadzana na zasadach obowiązujących w rekrutacji podstawowej, chyba że – odpowiednio – § 21 lub § 22 lub § 23 i § 5 ust. 2 stanowi inaczej.

 

§ 21. Rekrutacja uzupełniająca

1. Rekrutacja uzupełniająca może być przeprowadzona gdy:

    1)    osoba przyjęta do szkoły doktorskiej w rekrutacji podstawowej w ramach limitu przyjęć w określonej dyscyplinie naukowej zrezygnuje z kształcenia;

    2)    szkoła doktorska pozyskała dodatkowe miejsca w wyniku przesunięcia limitów między dyscyplinami.

2. W rekrutacji uzupełniającej mogą wziąć udział wyłącznie kandydaci, którzy w rekrutacji podstawowej w określonej dyscyplinie naukowej:

    1) uzyskali minimalną liczbę punktów wymaganą do przyjęcia kandydata do szkoły doktorskiej w określonej dyscyplinie naukowej;

    2) nie zostali przyjęci do szkoły doktorskiej ze względu na wypełnienie limitu przyjęć, określonego w z zarządzeniu Rektora, o którym mowa w § 6 ust. 2.

3. Informację o rekrutacji uzupełniającej, w tym o szczegółowych terminach oraz limicie przyjęć obowiązujących w tej rekrutacji, komisja przekazuje kandydatom w sposób wskazany w § 13 ust. 1.

 

§ 22. Rekrutacja dodatkowa

1. W rekrutacji dodatkowej mogą wziąć udział osoby, które uczestniczyły w rekrutacji podstawowej w określonej dyscyplinie naukowej i nie zostały przyjęte do szkoły doktorskiej oraz osoby, które nie uczestniczyły w tej rekrutacji.

2. W przypadku gdy limit przyjęć w rekrutacji podstawowej został wypełniony, Rektor na wniosek kierownika może zwiększyć limit przyjęć dla celów rekrutacji dodatkowej.

3. Informację o rekrutacji dodatkowej, w tym o szczegółowych terminach oraz limicie przyjęć obowiązujących w tej rekrutacji, ogłasza się na stronie internetowej Uniwersytetu przeznaczonej dla kandydatów do szkół doktorskich.

 

§ 23. Rekrutacja w ramach projektu

1.W rekrutacji w ramach projektu może wziąć udział osoba, której w ramach zewnętrznego projektu lub programu przyznano stypendium:
    1) w wysokości co najmniej równej stypendium doktoranckiemu, o którym mowa w art. 209 Ustawy, oraz
    2) na okres nie krótszy niż 3 lata od dnia rozpoczęcia kształcenia w szkole doktorskiej – w przypadku przyjęcia tej osoby do danej szkoły doktorskiej.
2. Do rekrutacji w ramach projektu nie stosuje się przepisów niniejszej uchwały o limitach przyjęć.

 

Rozdział 4. Przepis o wejściu w życie

 

§ 24.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

 

Przewodniczący Senatu

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego

prof. dr hab. Piotr Stepnowski, czł. koresp. PAN

---

Resolution no. 4/26 of the Senate of the University of Gdańsk of January 30, 2026 on the rules for admission into University of Gdańsk doctoral schools in the academic year 2026/2027

 

 

On the basis of Article 200 section 2 of the Act of 20 July 2018 – Law on Higher Education and Science (Journal of Laws 2024, item 1571), it is hereby resolved:

 

 

Chapter 1. General provisions

 

§ 1. Subject of the resolution

The resolution shall determine the rules for admission in the academic year 2025/2026 to:

1. Intercollegiate Biotechnology Doctoral School of the University of Gdańsk and the Medical University of Gdańsk;

2. Doctoral School at the Faculty of Biology;

3. Doctoral School at the Faculty of Chemistry;

4. Doctoral School at the Faculty of Economics;

5. Doctoral School at the Faculty of Languages;

6. Doctoral School at the Faculty of History;

7. Doctoral School at the Faculty of Mathematics, Physics and Informatics;

8. Doctoral School at the Faculty of Social Sciences;

9. Doctoral School at the Faculty of Oceanography and Geography;

10. Doctoral School at the Faculty of Law and Administration;

11. Doctoral School at the Faculty of Management

– each hereinafter referred to individually as a ‘doctoral school’.

 

§ 2. Terminology

Wherever this resolution refers to:

1. an administrative unit of a doctoral school, it shall be understood as an administrative unit of a given faculty responsible for the management of the doctoral school;

2. a candidate, it shall be understood as a doctoral school candidate;  

3. a head, it shall mean the Head of the Doctoral School or, in the case of the doctoral school referred to in § 1 section 1, the Director of the Doctoral School;

4. a committee, it shall be understood as an admissions committee;

5. an admission quota, it shall be understood as a limit on the number of persons admitted to a doctoral school in a given scientific discipline; 

6. admissions, it shall be understood as admissions to doctoral schools;

7. additional admissions, it shall be understood as the admissions to doctoral schools referred to in § 22;

8. standard admissions, it shall be understood as admissions to doctoral schools conducted within the deadlines specified in the Rector’s Ordinance referred to in § 5 section 3. 

9. supplementary admissions, it shall be understood as the admissions to doctoral schools referred to in § 21;

10. projekt-based recruitment this shall be understood as recruitment to doctoral schools as referred to in § 23

11. the Rector, it shall be understood as the Rector of the University of Gdańsk;  

12. the IRK system, it shall be understood as the Internet Admission of Candidates to doctoral schools;

13. the University, it shall be understood as the University of Gdańsk; 

14. the Act, it shall be understood as the Act of 20 July 2018 – Law on Higher Education and Science (with amendments).  

 

§ 3. Doctoral school entry requirements

1. The following persons may be admitted to a doctoral school:

    1. a person holding a master’s degree, a master’s degree in engineering or equivalent; 

    2. a person referred to in Article 186 section 2 of the Act.

2. A person may be a doctoral student at only one doctoral school at a time.

3. A person admitted to a doctoral school shall commence their education and attain doctoral student rights upon taking the oath.

4. Foreign nationals may undertake education in a doctoral school under the terms specified in Article 323 of the Act.

 

 

Chapter 2. Standard admissions

 

§ 4. Detailed rules, stages, and conditions for admissions

1. Admissions shall be conducted by way of a competition and is carried out by the admissions committees via the IRK system.

2. Detailed rules for admissions, hereinafter referred to as the “Detailed rules”, are specified in Annex no. 1 to this resolution.

3. Detailed stages and conditions for admissions are specified in Annex no. 2 to this resolution.

 

§ 5. Detailed deadlines for admissions

 

1. Subject to section 2 and § 20, recruitment—including supplementary recruitment, additional recruitment, and project-based recruitment—may be conducted as follows:

    1. from 15 June to 15 October 2026 — for the winter semester;

    2. from 7 January to 27 February 2027 — for the summer semester.

2. Project-based recruitment may be conducted on dates other than those specified in section 1, in particular where justified by the assumptions of an external project or programme in which the candidate participates.

3. The Rector shall determine the detailed recruitment schedule by ordinance no later than 31 March 2026.

 

§ 6. Admission quotas

1. Subject to § 20 section 2, candidates shall be admitted within the prescribed admission limits.

2. The admission limits shall be determined by the Rector by ordinance no later than 31 March 2026.

3. Upon an application submitted by the Head during the recruitment process, the Rector may amend the admission limit.

 

§ 7. Documents required for admission

1. Subject to § 20 section 2, within the time limits specified in the Rector’s Ordinance referred to in § 5 section 3, the candidate shall be obliged to:

    1. upload to the IRK system scans of all required documents as set out in Annex No. 3 to this Resolution;

    2. submit to the administrative unit of the doctoral school the recruitment documents required, as set out in Annex No. 3 to this Resolution.

2. Where a candidate applies for admission to a doctoral school in more than one scientific discipline, the candidate shall perform the actions referred to in section 1 for each procedure.

3. Templates of the recruitment documents required shall be made available in the IRK system in the candidate’s panel.

4. Where the candidate fails to comply with the obligation referred to in section 1, the committee shall, in the manner set out in § 13 section 1, disqualify the candidate from further recruitment proceedings.

5. Documents confirming education obtained abroad shall be subject to formal verification by the Recruitment Office, in particular as regards their completeness and compliance with the requirements of this Resolution, i.e. the submission of the required sworn translations and certifications (legalisation or apostille). The verification shall be carried out via the IRK system at the registration stage.

 

 

§ 8. Admission fee

1. The University shall charge an admission fee, hereinafter referred to as the “fee”, for conducting the admissions procedure.

2. The amount of the fee shall be determined by the Rector by means of a decree.

3. The candidate participating in more than one doctoral school admissions procedure shall pay the fee for each procedure.

4. The candidate shall pay the fee:

    1. to the individual bank account number generated in the IRK system;

    2. no later than on the last day of registration, as specified in the Rector’s Ordinance referred to in § 5 section 3.

5. The candidate who fails to pay the fee under the terms specified in § 8 may not participate in the admission process.

 

§ 9. Admissions committee

1. The procedure of admission to a doctoral school shall be conducted by a committee appointed by the Rector separately for each doctoral school.

2. Subject to section 3, the committee shall comprise:

    1. the Head of the Doctoral School, acting as the Chair of the committee, and at least one committee member who is an academic teacher employed at the University;

    2. the committee’s secretary who shall not participate in the assessment of candidates and who is an academic teacher or an administrative employee employed at the University.

3. In the case of recruitment to the doctoral school referred to in § 1 section 1, the Chair of the committee and a committee member may be an academic teacher employed at the Medical University of Gdańsk.

4. Following a request from the University of Gdańsk Doctoral Council, the Rector may appoint a representative of the doctoral student council to participate in the work of the committee as an observer who shall not take part in the assessment of candidates.

 

§ 10. Exclusion from Participation in Recruitment Proceedings

1. At the request of the candidate or a committee member, or on the Chair’s own initiative, where a lack of impartiality on the part of a committee member is plausibly demonstrated, the Chair of the committee shall exclude that committee member from participation in the recruitment proceedings concerning the given candidate.

2. The exclusion referred to in section 1 shall be recorded in the minutes of the recruitment proceedings concerning the given candidate.

3. Sections 1 and 2 shall apply mutatis mutandis to the exclusion of the Chair of the committee from participation in the recruitment proceedings concerning the given candidate. Where the Chair is excluded, the Rector shall designate, from among the committee members, a person to perform the duties of the Chair in those proceedings.

 

§ 11. Responsibilities of the committee

1. The committee shall be responsible for, in particular:

    1. verifies the scans uploaded by the candidate to the IRK system;

    2. assesses the candidate in accordance with the recruitment criteria referred to in the Detailed Rules and completes the candidate’s achievements form;

    3. conducts the admission interview and prepares minutes thereof;

    4. enters the candidate’s results into the IRK system;

    5. serves on the candidate a decision refusing admission to the doctoral school and, in the case of a foreign national, also a decision admitting the candidate to the doctoral school;

    6. publishes the lists of candidates and the lists of admitted candidates;

    7. receives the documents submitted by candidates.

2. The detailed allocation of the committee’s tasks by function shall be specified in separate provisions.

3. The Chair of the committee shall be obliged to apply the provisions governing recruitment in a manner that takes into account the specific needs of candidates who are persons with disabilities.

 

§ 12. Committee expert

1. The head shall appoint at least one committee expert separately for each scientific discipline in which admissions are conducted.

2. The committee expert shall be appointed from among the academic teachers employed at the University, holding at least the academic degree of doctor with habilitation and representing the scientific discipline in which admissions are conducted. In the case of admissions to the doctoral school referred to in § 1 point 2, the committee expert may also be appointed from among the academic teachers employed at the Medical University of Gdańsk.

3. The committee expert shall participate in the admission interview referred to in the Detailed Rules.

 

§ 13. Results of admissions

1. The results of the admissions to the doctoral school shall be calculated on a point-based scale and announced through the IRK system.

2. The results of the admissions to the doctoral school shall be public.

 

§ 14. Admission to the doctoral school

1. Admission to the doctoral school shall proceed by way of entry into the register of doctoral students, on the basis of the admission results and taking account of the admission quota specified in the Rector’s Ordinance referred to in § 6 section 2 or determined on the basis of § 6 section 3.

2. The entry referred to in section 1 shall be made by the head.

3. Admission of a foreign national to the doctoral school shall proceed by way of an administrative decision issued by the head, authorised by the Rector, unless the foreign national is admitted on other specific grounds specified in the current provisions.

4. A candidate holding documents issued outside the territory of Poland who, after the publication of the list of candidates, fails to submit a complete set of documents within the time limits indicated in the Rector’s Ordinance referred to in § 5 section 3, shall be issued a conditional decision on admission.

5. The decision referred to in section 4 shall be served on the candidate by making it available in the IRK system no later than 14 days from the date of publication of the list of admitted candidates.

6. Where the candidate referred to in section 4 fails to fulfil the condition of submitting the documents, subject to which the admission decision was issued, the Rector shall declare the decision to have lapsed.

§ 15. Non-admission to the doctoral school

1. A candidate who has received fewer than 50 points in the admissions procedure shall not be admitted to the doctoral school.

2. A candidate holding documents issued in Poland who, after the publication of the list of candidates, fails to submit a complete set of documents within the time limits indicated in the Rector’s Ordinance referred to in § 5 section 3, shall be issued a decision refusing admission to the doctoral school.

3. Refusal of admission to the doctoral school shall be made by way of an administrative decision issued, under the Rector’s authority, by the Head. The decision shall be served on the candidate by making it available in the IRK system no later than 14 days from the date of publication of the list of admitted candidates.

 

§ 16. Issuance of a Decision Where the Chair of the Committee Is Excluded

Where the Chair of the committee is excluded from participation in the recruitment proceedings concerning a given candidate, the decision referred to in § 14 section 3 and 4 and § 15 secion 2 shall be issued by the Rector.

 

§ 17. Documenting the admissions process

1. The committee shall document the recruitment process by:

    1. completing the candidate’s achievements form;

    2. preparing minutes of the admission interview;

    3. generating from the IRK system a record of the recruitment proceedings for each candidate, containing at least the result obtained by that candidate, including a detailed breakdown of the points awarded;

    4. generating from the IRK system minutes of the committee meeting;

    5. generating from the IRK system an alphabetical list and a ranking list of candidates, a list of admitted persons, and a list of non-admitted persons.

2. Subject to section 3, the documents referred to in section 1 shall:

   1. be signed by the Chair of the committee;

   2. be submitted by the Secretary of the committee to the Recruitment Office within 7 days from the date of announcement of the recruitment results.

Where the Chair of the committee is excluded from participation in the recruitment proceedings concerning a given candidate, the record referred to in section 1 point 3 and 4 shall be signed by the committee member designated by the Rector in accordance with § 10 section 3.

 

 

§ 18. Candidate’s right to access admissions procedure records 

Upon an application submitted to the admissions committee of the relevant doctoral school, the candidate shall have the right to access their own admissions procedure records in the presence of a member of the committee referred to in § 9 section 2 points 1 and 2. Detailed timeframe within which the candidate may be granted access to their own admissions procedure records, specified in terms of days and hours, as well as the location in which such access may be granted shall be determined by the committee’s chair and communicated in the manner specified in § 13 section 1 immediately after the announcement of the admission results.

 

§ 19. Reconsideration of the admission to the doctoral school

1. The candidate shall have the right to submit an application for the decision regarding non-admission to the doctoral school or, in the case of a foreign national, also the decision regarding admission to the doctoral school, to be reconsidered. The application should be submitted to the Rector within 14 days from the date on which the decision is delivered.

2. The decision of the Rector, issued as a result of reconsidering the matter of admission to the doctoral school, shall be delivered to the candidate in accordance with the rules specified in Chapter 8 of the Act of 14 June 1960, Code of Administrative Procedure (with amendments).

 

 

Chapter 3. Supplementary admissions, additional admissions and project-based admissions

 

§ 20.

1. Following the completion of the standard admissions process and at the request of the head, the Rector may grant consent for supplementary or additional admissions to be conducted.

2. Supplementary and additional admissions shall be conducted in accordance with the rules applicable to the standard admissions process, unless otherwise specified in § 21 or § 22 or § 23 and § 5 section 2.

 

§ 21. Supplementary admissions

1. Supplementary admissions may be conducted when a person admitted to the doctoral school in the standard admissions process and within the admission quota for a given scientific discipline, withdraws from the programme.

2. Supplementary admissions may be conducted only for the candidates who, in the standard admissions process for a given scientific discipline:

    1. have obtained the minimum number of points required for admission to the doctoral school in the given scientific discipline;

    2. have not been admitted to the doctoral school due to the admission quota, specified in the Rector’s Ordinance referred to in § 6 section 2, having been met.

3. The information regarding supplementary admissions, including the detailed timeframes and the admission quota applicable to this admissions process, shall be communicated to the candidates by the committee in the manner specified in § 13 section 1.

 

§ 22. Additional admissions

1. Persons who have participated in the standard admissions process for a given scientific discipline and have not been admitted to the doctoral school, as well as persons who have not participated in the admissions process, may take part in the additional admissions process.

2. Should the admission quota in the standard admissions process be met, the Rector, at the request of the head, may increase the admission quota for the purposes of additional admissions.

3. The information regarding additional admissions, including the detailed timeframes and the admission quota applicable to this admissions process, shall be published on the University website for doctoral school candidates. 

 

§ 23. Project-Based Recruitment

1. Project-based recruitment may be entered by a person who, under an external project or programme, has been awarded a scholarship:

    1. in an amount at least equal to the doctoral scholarship referred to in Article 209 of the Act; and

    2. for a period of not less than 3 years from the date of commencement of education at the doctoral school—if that person is admitted to the relevant doctoral school.

2. The provisions of this Resolution on admission limits shall not apply to project-based recruitment.

 

Chapter 4. Entry into force

 

§ 24.

The resolution shall enter into force on the date on which it is adopted.

 

 

 

                                                                                                    Chair of the Senate

                                                                       Rector of the University of Gdańsk

                                                                       Prof. Piotr Stepnowski

                                                                           corresponding member of the Polish Academy of Sciences

                                                                       /-signed with a qualified electronic signature/